Få kontroll på pengene

Mange bedrifter går konkurs selv om de i utgangspunktet hadde god lønnsomhet. I følge tall fra kredittvurderingsselskaper sliter mange mindre virksomheter med dårlige rutiner knyttet til fakturering og inkasso. Enkle grep er alt som skal til for å snu en mulig katastrofe til suksess.

Undersøkelser har vist at norske bedrifter generelt, og småbedrifter spesielt, er alt for dårlige til å få inn utestående fordringer. Frykten for å miste en kunde – som ifølge ledende kredittvurderingsselskaper oftest er helt ubegrunnet – gjør at mange lar være å purre opp legitime krav. Det å ha gode purrerutiner er tvert imot med på å vise at du er en profesjonell og troverdig leverandør, noe som kan bidra til å bedre ditt renommé.

I første kvartal 2009 ble det registrert 1 418 konkurser i Norge. Ifølge Statistisk sentralbyrå er det 88 prosent flere sammenlignet med samme periode året før. I disse tøffe tidene, er det derfor ekstra viktig å være påpasselig på å sikre at innbetalingene kommer.

Ikke selg til dårlige betalere

Før du inngår et nytt kundeforhold er det en god ide å sjekke om kunden, være seg bedrift eller privat, er en god eller dårlig betaler. Det finnes en rekke tjenester for kredittinformasjon tilgjengelig. Det vil selvsagt være en avveiing mellom kostnaden for kreditsjekk og størrelsen på kreditten du tenker å gi. Her kan det raskt vise seg lønnsomt å sjekke en kundes kreditverdighet, før du sender avsted varer for store beløp uten noen form for sikkerhet. Det neste du bør være nøye med er å fakturere kunden din. Selvsagt sier du? Det er forbausende mange norske virksomheter som venter alt for lenge med å få ut fakturaer. Ofte er dette håndverksvirksomheter hvor det hoper seg opp med ufakturerte krav som først blir ekspedert når daglig leder ser at bankkontoen begynner å bli tom. Dette er i beste fall en garantert oppskrift på en unødig likviditetskrise.

Optimaliser betalingsbetingelsene

Det er også en gjenganger at mindre selskaper innbiller seg at de må operere med lange betalingsfrister for å tekkes sine kunder.

Det eneste du oppnår er å finansiere driften til dine kunder. Innenfor tjenesteytende næringer leveres gjerne produktet over tid. Venter du med å sende faktura til hele jobben er gjort, er resultatet dårlig likviditet, større risiko for tap på fordringer og økte kostnader ettersom du selv må finansiere materiell og annet. Her vil det være klokt å avtale delbetaling i forkant av oppdraget.

Det kan være verd å legge merke til at det ikke er noen nedside ved å være påpasselig med å unngå de dårlige betalerne. Dette kan selvsagt resultere i at du mister noen kunder, men det er mer sannsynlig at du over tid vil komme til å tape mye mer på dårlige kunder enn det du potensielt kan tjene på dem.

Sjekk regnskapet om betalingene kommer

Ved bruk av KID-nummer og en OCR-avtale med banken, kan du raskt sjekke om betalingene kommer eller uteblir. Dessuten effektiviserer du bilagsføringen. Bruker du regnskapet ditt aktivt, vil du oppdage at dette er en svært god kilde til kunnskap om dine kunder og dine leveranser. Det handler om å legge litt ekstra tid i å få inn relevant informasjon som vil vise seg svært nyttig etter hvert. Nøyaktig hvor mye tjener du på en leveranse? Hvilke kunder er mest lønnsomme og minst lønnsomme? Ved å ha nøkkeltall eller rapporter tilgjengelig og ta hyppige kontroller sikrer du inntjeningen.

Bruk aktiv purring

Det kan virke som om mange – særlig mindre virksomheter – er redde for ”å mase” på pengene sine. Erfaringer viser faktisk at det er få kunder som reagerer negativt når du purrer på et legitimt krav. Hvis ja, bør varsellampene blinke.

Frykter du for å kunne miste fremtidige oppdrag ved å være aktiv med purringer? Igjen er dette i de aller fleste tilfeller helt ubegrunnet. Det å ha gode purrerutiner er tvert imot med på å vise at du er en profesjonell og troverdig leverandør.

Erfaringer fra blant kreditvurderingsselskaper som Lindorff viser at i gjennomsnitt går det 85 dager fra første kravet er sendt, til man velger å gå til inkasso. Dette er direkte ulønnsomt da undersøkelser viser at sannsynligheten for at du aldri ser noe til pengene dine øker jo lengre du venter med å sende kravet til inkasso. Følger du vanlig forretningsskikk med purring, inkassovarsel og så inkasso, bør det ikke gå mer enn 45 dager før du oversender saken til inkasso. For mange virksomheter vil det i praksis bety at deler av det overskuddet man kunne oppnådd forsvinner på grunn av unødig venting.

God planlegging avgjør

For nylig etablerte virksomheter snakkes det gjerne om det vanskelige tredje året. Faste kostnader har økt; man har ofte store og faste leverandører som forventer å få punktlig betaling og flere ansatte som forventer lønn hver måned. Har du dårlige rutiner som gjør at du til stadighet sliter med likviditeten, risikerer du å oppdage at tålmodigheten til leverandørene dine tar slutt. Kredittstopp og inkasso betyr for mindre virksomheter oftere en tur i skifteretten enn det vil være tilfelle for en stor bedrift med mer finansielle muskler. Hvordan skal du så unngå å havne i uføret? Svaret på dette ligger tilbake i tid, hvilke valg du gjorde under etableringen og hvor flink du har vært til å etablere gode rutiner i takt med veksten i selskapet.

Jakt på lønnsomhet, ikke vekst

Uten verktøy til å vurdere lønnsomhet vil vekstfasen bli et sjansespill. Før du tar beslutningen om å vokse, bør du bruke tid på å vurdere hvordan du skal få til lønnsom vekst. Erfaringer har for eksempel vist at det ofte vil være enklere å selge mer til etablerte kunder, enn å opparbeide nye. Kilden til beslutningsinformasjon finner du normalt i et oppdatert økonomisystem i form av ulike rapporter om salg, produkter og kunder, men du bør selvsagt også søke å hente inn informasjon eksternt knyttet til marked, etterspørsel, konkurranse og betalingsvillighet.

Viktig med gode budsjetter

Gode budsjetter vil i en hektisk vekstfase være et av dine viktigste styringsverktøy – forutsatt at du har et aktivt forhold til dette. Etter hvert som du innhenter ny erfaring, bør også budsjettet ditt avspeile dette. Avvik bør du følge opp grundig, da dette gjerne kan være en indikasjon på at du for eksempel vokser for raskt, ikke har den nødvendige lønnsomheten, eller ikke klarer de salgsmålene du har satt deg. Ved å kunne adressere slike problemstillinger tidlig vil du trolig finne ut at dette kan løses, enten ved å redusere noe på veksttakten, sikre deg bedre likviditet gjennom ulike former for finansiering, eller at du rett og slett må revurdere dine vekstambisjoner.

Husk at gode budsjetter, uansett, vil drive medarbeiderne fremover og gi ekstra motivasjon, og automatisk sette fokus på å få inn pengene. Å kombinere dette med aktivitets- og kundestyring samt effektive fakturautsendelser er enda bedre.

God servicegrad

En av småbedriftenes store styrker – vanligvis – er at nærhet til kundene skaper høy servicegrad. Mange er villig til å betale litt ekstra for dette, og kan være en av de viktigste årsakene til at man vinner kampen om kundene.

En stor utfordring ved vekst er å beholde samme servicegrad som kundene dine er vant med. Da handler det om å bruke tiden godt. Nøkkelfaktorer her er gode rutiner og god informasjon. Innebærer veksten behov for mer personell, vil den informasjonen som tidligere kanskje var samlet i et par hoder, bli fordelt på flere. Kunder som er vant til å få svar på et problem samme dag, opplever plutselig å måtte vente en dag eller to mens den nye selgeren din bruker tid på finne det svaret som du har helt fremme i pannebrasken. Var denne informasjonen tilgjengelig i et felles kundeoppfølgingssystem, ville kunden din fått svaret med en gang.

Kilde: Mamut, Magazine, nr.1 2009