Foto: Gründer og daglig leder Gustav Østbye Expressdekor.

Foto: Gründer og daglig leder Gustav Østbye i Expressdekor.

eFaktura: Følger hvert eneste steg i prosessen

I 2009 fikk den lille bedriften Expressdekor spørsmål fra en av sine store kunder om de kunne tenke seg å begynne å benytte eFaktura, eller B2B (Business to business). Gründer og daglig leder Gustav Østbye er ikke redd for å prøve nye løsninger, så han var mer enn villig til å prøve.

Vi er positive til å benytte moderne hjelpemidler, så alt som kan gjøre vår drift enklere og sikrere er velkommen. Vi ble registrert med en login, fikk opplæring og har benyttet eFaktura uten problemer etter det. Det er et veldig fornuftig system, forteller han.

Raskt og enkelt

En eFaktura kan følges opp på en helt annen måte enn en papirfaktura og statusen på fakturaen kan følges gjennom hele prosessen.

Hvis jeg er i tvil om noe, kan jeg bare logge meg inn og sjekke om fakturaen er mottatt og sjekke om den er blitt betalt på forfall. Jeg ser bare positivt på det. Mange grøsser på ryggen når de hører ”eFaktura”, men jeg har sett at hvis man bare lærer seg bruken, så er det utrolig enkelt og veldig effektivt. Faktisk opplever jeg at det er mye tryggere å sende et viktig dokument elektronisk, for da er jeg sikker på at det kommer frem, fortsetter Østbye.

Ikke alle er like innstilt på å gå over til eFaktura. Gustav Østbye har mange små bedrifter som kunder, og ikke alle er glad i endringer. – Det har nok litt med alder å gjøre. De unge tar dette på strak arm, mens de som er litt eldre nok er litt mer skeptiske; de opplever det kanskje som litt skremmende. Men jeg tror at dette bare kommer til å øke i tiden fremover – spesielt for større bedrifter, for der er det jo virkelig store besparelser å hente, sier Østbye.

Tror på en eksplosiv økning

Christine Bårdsen, abonnementsleder i Hammerfest Energi, har sett en sterk økning av eFaktura både i husholdninger og hos bedrifter. De har tilbudt privatpersoner eFaktura siden august 2005. B2B ble innført ved årsskiftet.

– Vi sendte ut informasjon til alle bedriftene i januar i år om at vi hadde innført B2B. Allerede nå har 400 av våre bedriftskunder inngått en avtale om elektronisk fakturering. Jeg har inntrykk av at fl ere og flere vil gå over til eFaktura; det er enklere både for oss og for kunden. Faktureringsprosessen blir enklere, for vi slipper både å skrive ut og pakke fakturaene i tillegg til at vi sparer porto. Ikke minst er det en stor miljøgevinst ved å sende fakturaer elektronisk, sier Bårdsen.

Hun påpeker også fordelene kundene har ved å benytte B2B. – De kan betale regningene hvor de enn er i verden. De har fullstendig oversikt over alle fakturaer i nettbanken, de kan endre forfall og de slipper å taste inn KIDnummeret. Alt i alt er det mye mer oversiktlig.

Foreløpig benytter 12–13 prosent av kundene eFaktura, men det er et antall som skal økes. - Vi håper på et betraktelig høyere antall og vi arbeider aktivt for det. Vi kommer til å kjøre ut påminnelser sammen med fakturaene fremover og regner med en gradvis økning. I tillegg har vi innført et gebyr på 35,- kroner på papirfakturaen, og dette bidrar nok også til at fl ere og fl ere velger en elektronisk løsning, tror han.

Pålagt av det offentlige

Fra 1. juli 2012 vil staten pålegge alle leverandører til statlige eller kommunale foretak å sende fakturaer elektronisk. Det holder ikke å sende ut en PDF i en e-post; det skal sendes som en datafil etter statens eget formkrav. Christine Bårdsen har fått informasjon om dette, men har ennå ikke full oversikt over hva det innebærer.

Sikkerhet er helt essensielt for nye systemer. Det nytter ikke å være effektiv hvis ikke kundene og bedriften kan stole på systemet, forklarer Nilervall. Han forteller videre at de systemene vi kommer til å se mer av i nærmeste fremtid er svært sikre, og de har ikke inngått noen kompromisser på bekostning av sikkerheten. Gjør de det, vil de ikke overleve i markedet.

– Vi må sette oss ned og gå gjennom den informasjonen skikkelig. Dette blir jo lovpålagt. Vi har mange off entlige kunder, både statlige, kommunale og fylkeskommunale. Vi skal sette oss inn i reglene rundt dette i god tid før fristen, sier hun.

Gunnar Østbye har foreløpig ikke fått noe informasjon fra det off entlige. – Jeg har fått det med meg via media, men jeg har ennå ikke mottatt noe mer informasjon om det. Heldigvis ligger jo vi godt an i og med at vi allerede har begynt å innføre det. Vi har gått opp løypa, så for oss blir nok ikke dette så komplisert, avslutter han.

PIA BEATHE PEDERSEN

redaksjonen@mediaplanet.com