Fokus på lønnsomhet

Enhver med et minimum av økonomiforståelse vil kunne fortelle deg at det er bare to måter å bedre resultatet – øke inntektene eller redusere kostnadene. Dette høres enkelt ut i praksis, men krever full kontroll over alle sider ved virksomheten, en kontroll ditt Mamut-økonomisystem vil kunne gi deg.

I tider hvor det snakkes om økonomisk usikkerhet, er det bare én oppskrift på hvordan du skal sikre virksomheten; snu hver eneste sten for å kunne tjene mer penger enn du bruker, og passe på å ikke slippe opp for dem.

Mange mindre virksomheter opplever at krav fra kunder og leverandører har blitt tøffere, og at det kreves mer for å møte dem. Dette gjør at en allerede hektisk og til tider uoversiktlig hverdag, blir enda mer krevende. For å imøtekomme dette og samtidig unngå å miste oversikten, kreves det full kontroll – en kontroll du kun kan oppnå med å utnytte det fulle potensialet som ligger i din Mamut-løsning.

Mens du for kun få år siden ville klare deg helt fint med et enkelt faktureringsprogram, vil du i dag oppleve å komme til kort om du ikke til en hver tid har oversikt over lagerstatus, frister på leveranser og oppfølging av kunder. Dine kunder forventer å kunne finne oppdatert informasjon på din hjemmeside og at henvendelser på e-post og telefon blir besvart samme dag. Mange virksomheter som opplever en positiv utvikling av bunnlinjen vil vektlegge at å legge forholdene til rette for effektiv kundebehandling er et av de viktigste premissene.

Ta godt vare på kundene – oppfyll forventningene

Kundeoppfølging er blant de viktigste oppgavene i enhver virksomhet. Mange skulle nok ønske å være enda mer proaktive ovenfor kundene, men hverdagen er ofte preget av reaktivitet, at tiden brukes på de undehenvendelsene man mottar. God kundebehandling i den forstand at man oppfyller deres forventninger, er et konkurransefortrinn for alle virksomheter – og kundene forventer god service.

En av småbedriftenes store styrker – vanligvis – er at nærhet til kundene skaper potensiale for høy servicegrad. Mange er villige til å betale litt ekstra for dette. Det er en av de viktigste premissene til at du vinner kampen om kundene og at du enklere gjør mersalg på et senere tidspunkt.

En stor utfordring når konjunkturen snur, du får flere kunder og aktivitetsnivået øker, er å opprettholde samme gode servicegrad som tidligere. Da handler det om å bruke tiden godt. Nøkkelfaktorer her er gode rutiner og god informasjon. Har bedriften behov for mer personell, vil den informasjonen som tidligere kun var samlet i et par hoder måtte bli fordelt på flere. Kunder som er vant til å få svar på et problem samme dag, opplever å måtte vente en dag eller to mens den nye selgeren din bruker tid på finne det svaret som du har helt fremme i pannebrasken.

For å opprettholde en høy servicegrad, er det kritisk at du faktisk utnytter de mulighetene som ligger i ditt integrerte Mamut-system, og gjør informasjonen tilgjengelig: Oppdatert informasjon om kunder, produktkalkyler, ordrer, lagerbeholdninger, betalingshistorikk, prosjekthistorikk, og så videre. Du vil raskt oppdage at forholdene blir bedre tilrettelagt for at responstiden blir som forventet av kunden, og at servicenivået ikke forringes. Bruker du bare deler av ditt system i dag, sett i gang og utforsk mulighetene!

Kvitt deg med ulønnsomme kunder

En av de mest krevende utfordringene er å identifisere de kundene man tjener penger på, og ikke minst dem som er rene tapsprosjekter. Det er normalt ikke noe automatikk i at kundene som maser mest også er dem som legger igjen mest penger. Men det er ofte slik at dette er de kundene vi bruker mest tid på.

En av de kanskje viktigste mulighetene i ditt økonomisystem er nettopp å gjøre deg i stand til å håndtere dine kunder på en effektiv måte. Det kan for eksempel bety prioritering av hvilke kunder du skal bruke mer tid på, og like viktig hvilke kunder du skal bruke mindre tid på.

Undersøkelser har vist at det er en del tommelfingerregler knyttet til forholdet mellom bedrifter og deres kunder. En av disse er 80/20-regelen hvor 20 prosent av kundene dine gjerne står for 80 prosent av omsetningen. Det skal ikke dyptgående analyser til for å se hva som skjer om du mister disse. Likevel bruker et flertall av bedrifter brorparten av sine salgs- og markedsressurser på kunder som de tjener lite eller ingen ting på. I følge BI-professor Gorm Kunøe ville mange norske småbedrifter trolig bedret inntjeningen ved aktivt å kvitte seg med disse kundene – eller noe mindre dramatisk – være bevisst på attidsbruken skal stå i forhold til inntjening per kunde. Utgangspunktet for en slik lønnsomhetsanalyse vil du ikke finne andre steder enn i ditt Mamut-økonomisystem.

Selg de riktige produktene

Noen ganger kan det være lett å stirre seg blind på avanseprosenter, salg av kostbare produkter, eller rett og slett de store gode fakturaene man kan sende ut. De store salgene som resulterer i de tilsvarene store fakturaene kan være besnærende å satse på. I mange tilfeller er også dette god butikk, men ikke alltid. Produktenes lønnsomhet blir først synlig når du klarer å knytte alle kostnader til dem, som salgstid, provisjoner, support og eventuelle reklamasjoner. For å få dette totalbildet må du utnytte mulighetene i ditt system til å knytte ulik informasjon sammen på for eksempel et prosjekt, slik at du har all oversikt du trenger for å kunne ta de beste beslutningene. Det er ikke få bedriftsledere som har fått seg et lite sjokk når man har gått inn på slike analyser. Produktet man trodde var rene gullkalven, har vist seg å være store tapssluk når alle kostnadene har blitt synliggjort.

Utnytter du mulighetene i ditt Mamut-system til å opprette kalkyler og ta ut rapporter på de enkelte produktenes lønnsomhet, står du langt bedre rustet til å prioritere riktig – og på den måten øke din lønnsomhet.

Gå ikke tom for penger

Mange av konkursene i 2008 og 2009 skyldtes i større grad mangel på likviditet enn ren lønnsomhet. Mange bedrifter var nok for sene med å legge om driften tilpasset lavere salgsvolumer. Men hovedgrunnen for mange til at det endte med kroken på døren skyldtes at bankene satte foten ned og sa nei til økt kreditt og dermed arbeidskapital. Etter hvert økte bankene igjen sine utlån. Da var det dessverre for sent for mange.

Forklaringen på hvordan bedrifter brått kan befinne seg i en alvorlig likviditetskrise er mange, men noen gjengangere er det. Bedrifter som ikke anser et salg for avsluttet før pengene faktisk står på konto, vil ha større sannsynlighet for å styre klar av problemer i forhold til selskaper som regner salget for å være i boks straks ordren tikker inn. En kredittsjekk er på sin plass dersom du skal inngå større avtaler – spesielt dersom det kan gå lang tid fra leveranse til betaling. Husk å lagre historikk på kunden slik at du får oversikt over betalingssituasjonen. Husk også at med et klikk på kontaktstatus på kundekortet får du nyttige og oppdaterte nøkkeltall om den enkelte kunden.

I mange tilfeller vil virksomheter med rask vekst oppleve ”voksesyke” – volumet på utestående krav og fordringer vokser raskt, og en spesielt stor leverandørfaktura kan sende deg til skifteretten mens du venter på penger fra dine kunder. Gode systemer og god planlegging er den eneste kur mot slike plager. Utnytt betalingsoppfølgings- og inkasso-funksjonene!

Få kontroll på kostnadene

En stor kostnad, eller knapp faktor om du vil, i en mindre virksomhet, er tid. Alt du ikke får tid til har en prislapp. Det er viktig for deg å finne ut hva denne prislappen er i forhold til for eksempel tapt salg, eller høyere innkjøpskostnader – fordi du aldri fikk tid til å følge opp.

Med Mamut kan regnskapsføreren effektivt eksportere og importere data eller få tilgang online via Internett. Om du ikke har tid til å gjøre alle arbeidsoppgavene selv kan du enkelt dele informasjon med regnskapsføreren din. Uansett vil du sitte med viktig informasjon om likviditet, resultat og produktivitet i virksomheten. Dermed sparer du både penger på å gjøre enkelte administrative oppgaver selv og oppnår bedre oversikt som grunnlag for angsiktige beslutninger, og avgjørelser i den daglige driften.

Ha gode planer – og følg dem!

Et typisk kjennetegn hos mange småbedrifter som lykkes er å overlate minst mulig til tilfeldighetene. En god orretningsidé og en gjennomtenkt årsplan vil kunne hjelpe deg til å styre unna de verste fallgruvene. Markedet og kunder er i konstant endring. Det er derfor viktig at årsplanen, som du enkelt kan vedlikeholde direkte i ditt Mamut-system, også oppdateres fortløpende. Man bombarderes hele tiden med forslag og muligheter. I en slik hektisk hverdag er årsplanleggeren et nyttig verktøy å navigere etter. Det å kunne sile ut de gode ideene er en utfordring. En godt gjennomarbeidet årsplan er et godt verktøy til å sjekke ideer opp i mot. Ikke bare om ideen er liv laga, passer inn i konseptet og så videre, men også om selskapet har økonomi til å foredle ideen slik at det er mulig å tjene penger på den.

Videre er gode budsjetter i en hektisk hverdag et av dine viktigste styringsverktøy – forutsatt at du bruker dem. Et budsjett som ikke har vært oppdatert på nesten et år, vil for de fleste være av svært liten verdi. Etter hvert som du innhenter ny erfaring, bør også budsjettet ditt avspeile dette. Avvik bør du følge opp grundig og ofte da dette gjerne kan være en indikasjon på at du eksempelvis vokser for raskt, ikke har den nødvendige lønnsomheten eller ikke klarer de salgsmålene du har satt deg.

Adresser utfordringene!

Ved at du internt adresserer problemstillinger som nevnt i denne artikkelen på et tidlig tidspunkt, vil du ha et godt utgangspunkt for overlevelse og økt lønnsomhet. Gjennom full utnyttelse av Mamut-løsningen vil du ha et effektivt verktøy til å justere veksttakten, sikre bedre likviditet, få kostnadskontroll og ha gode analyser av kunder og rodukter. Har du ikke allerede begynt, så sett i gang nå.

Kilde: Mamut, Magazine, Høsten 2009